Consulenza in Sistemi Informativi Aziendali

Molte attività svolte nel quotidiano si basano sulla disponibilità delle informazioni e sulla capacità di utilizzarle in modo efficace.

Dunque ogni attività si fonda sull’esistenza di un sistema informativo.

  • Con il termine sistema si evidenzia il fatto che esiste un insieme organizzato di elementi di natura diversa.
  • Con il termine informativo si precisa che tutto ciò è finalizzato alla gestione delle informazioni.

Il Sistema Informativo, questo sconosciuto

Il sistema informativo non è un’invenzione dei giorni nostri, ma esiste dalla notte dei tempi, sin da quando l’uomo ha sentito il bisogno di tramandare la conoscenza o più semplicemente da quando sono nate le prime forme di scrittura e di calcolo.

Può essere definito come il complesso:

  • delle persone
  • del patrimonio dei dati formale ed informale
  • delle procedure o modalità operative
  • dei mezzi e degli strumenti

impiegati per la raccolta, l’archiviazione, l’elaborazione e lo scambio delle informazioni.

Il Sistema Informativo può essere manuale o automatizzato

È manuale quando le attività di raccolta, archiviazione, elaborazione e scambio delle informazioni vengono eseguite facendo uso di carta e penna.

È automatizzato quando queste attività non vengono eseguite manualmente, ma sono svolte mediante la tecnologia informatica, hardware e software.

Tutti beneficiamo dei Sistemi Informativi ma non ce ne accorgiamo

Ne sono un esempio:

  • La nostra rubrica telefonica è di per sé un semplice sistema informativo.
  • L’archivio dell’anagrafe comunale è un sistema informativo.
  • L’archivio della biblioteca è un sistema informativo.
  • L’archivio della segreteria scolastica è anch’esso un sistema informativo.

Ciò che li differenzia è lo scopo per il quale viene realizzato ed utilizzato.

Ooops …anche l’azienda ha un proprio sistema informativo.

Che cos’è il Sistema Informativo Aziendale

Nell’azienda, il Sistema Informativo è una componente fondamentale.

Così come il sistema produttivo rappresenta l’insieme di tutti i processi che gestiscono la risorsa materia prima, il sistema informativo è l’insieme di tutti quei processi che gestiscono un’altra importante risorsa aziendale, l’informazione.

Ogni azienda, per il suo funzionamento, deve disporre di informazioni accurate e deve poterle elaborare tempestivamente.
Una volta, il sistema informativo aziendale era frammentato ed organizzato per dipartimenti o funzioni.

Ogni dipartimento aveva un proprio sistema informativo e gestiva un proprio portafoglio informativo:

  • Sistema informativo della Contabilità
  • Sistema informativo degli Acquisti
  • Sistema informativo delle Vendite
  • Sistema informativo della Logistica
  • Sistema informativo della Produzione.

Lo scambio di informazioni tra un sistema e l’altro era assicurato, con non pochi problemi, tramite lunghe e complesse procedure di trasferimento e allineamento dati manuali o automatiche.

Negli anni, grazie all’evoluzione tecnologica è stato possibile progettare e sviluppare sistemi informativi aziendali integrati che non solo condividono i dati ma permettono di organizzare le attività per processi.

Questi sistemi informativi sono comunemente chiamati ERP ma attenzione: gli ERP non sono tutti uguali!

Perché è importante il Sistema Informativo Aziendale

Per affrontare con successo situazioni di incertezza in cui occorre prendere decisioni, è importante disporre di informazioni giuste al momento giusto.

Una decisione produce effetti positivi solo se le informazioni su cui si poggiano le valutazioni sono corrette.

Ma ciò non basta, se non si hanno subito le informazioni scadono e non si ha la possibilità di attivare tempestivamente le necessarie azioni correttive e, quindi, non servono più.

Il ciclo di vita del Sistema Informativo Aziendale

Il sistema informativo aziendale inizia a degradare quando non è più in grado di fornire le informazioni necessarie allo svolgimento delle attività di routine e a quelle decisionali facendo crescere il livello di incertezza.

Quando accade, l’informazione da formale diventa informale, da condivisa inizia ad essere proprietaria e tutto questo genera disfunzione e sacche di inefficienza che si ripercuotono sulla creazione di valore al cliente.

Un semplice indicatore della disfunzione e dell’inefficienza è sicuramente la quantità di carta giacente sulla postazione del personale operativo.

Quando si accumula, significa che il sistema informativo non è più in grado di drenare il lavoro.

Per evitare che la durata del ciclo di vita del sistema informativo sia breve è necessario sottoporlo periodicamente ad una attività di assessment, cioè di valutazione.

Cosa possiamo fare per te

  • Valutare le esigenze informative
  • Migliorare il sistema informativo esistente o progettarne un altro più adeguato
  • Monitorare periodicamente le performance del sistema informativo e, se necessario, indicare le azioni correttive per allinearlo alle esigenze organizzative.

Benefici della Consulenza

  • Organizzazione più performante e, quindi, più competitiva.
  • Decisioni più efficaci su informazioni più precise e più dettagliate.
  • Durata più lunga del ciclo di vita del sistema informativo.