Consulenza in
Procedure Operative, Mansioni, Ruoli e Delega

Basta sentirsi dire:

  • “Non sapevo di dover far questo.”
  • “Nessuno mi ha detto di farlo così.”
  • “Non spetta a me risolvere questo problema o fare questa cosa, io mi occupo di altro.”
  • “Non ho fatto questa cosa perché pensavo fosse di competenza del mio collega.”
  • “Ognuno fa ciò che vuole e come vuole, tanto la responsabilità è sempre di qualcun altro.”

e così via.

Finalmente un rimedio al caos organizzativo

l rimedio al caos organizzativo sono le procedure operative.

Le procedure operative rappresentano uno dei fattori interni che giocano un ruolo fondamentale per eliminare il caos organizzativo e, quindi, sono importanti per ottenere e, soprattutto, per sostenere nel tempo il successo dell’azienda.

Queste regolamentano il comportamento degli individui in azienda, rendono economicamente possibile il trattamento di qualsiasi evento interno all’azienda, e permettono al sistema aziendale di rispondere correttamente e velocemente ai cambiamenti provenienti dall’ambiente esterno.

Cosa sono le Procedure Operative

Le procedure operative altro non sono che la descrizione delle attività che determinano la vita dell’impresa.

Ciò avviene attraverso la loro individuazione, l’assegnazione di compiti e di responsabilità alle singole unità organizzative, la scomposizione delle funzioni in operazioni elementari e la ricomposizione di tali operazioni in flussi procedurali secondo criteri di logica sequenzialità o di processo.

Cosa significa “Proceduralizzare”

La proceduralizzazione delle attività viene spesso confusa con la burocratizzazione dell’azienda, ma ciò è sostanzialmente errato poiché il termine procedura di per sé non è sinonimo di appesantimento o di perdita di flessibilità, né di perdita di efficienza.

Proceduralizzare significa, invece, fissare le regole di comportamento, assegnare responsabilità, eliminare incertezze e, pertanto, fare in modo che le azioni, le attività e le operazioni vengano effettuate nel momento opportuno da parte della persona più adatta e nel modo più efficace ed efficiente possibile.

Quando servono le Procedure Operative

Il bisogno di procedure operative nasce o diventa più urgente quando l’azienda cresce, sia nel volume delle operazioni, sia nel numero di addetti, quando cioè l’imprenditore e i suoi più stretti collaboratori non sono più in grado di prendere parte diretta alla gestione di tutti gli eventi aziendali.

Al verificarsi di questa circostanza diventano una condizione necessaria per la sopravvivenza dell’azienda come per qualsiasi organizzazione sociale.

Perché è utile formalizzare le Procedure Operative

Con la formalizzazione delle procedure non è più il singolo individuo ad essere depositario della conoscenza di ciò che bisogna fare e come.

Tutte queste informazioni vengono registrate nel sistema delle procedure operative per essere condivise da tutti e sono parte integrante del sistema informativo aziendale.

È utile nella formazione del personale operativo, soprattutto nelle aziende con un elevato tasso di turnover.

Sono parte integrante del sistema informativo aziendale e risultano essere di fondamentale importanza quando si decide di adottare un sistema ERP a supporto delle attività aziendali ed è necessario descrivere le proprie esigenze al fornitore IT.

Gli obiettivi delle Procedure Operative

Il loro obiettivo è quello di perseguire:

  • la conformità delle attività svolte all’oggetto sociale, nonché alle politiche e direttive del vertice dell’azienda,
  • la salvaguardia del patrimonio,
  • l’attendibilità dei dati e delle informazioni.

Possono essere predisposte in modi diversi, non necessariamente alternativi, quanto invece complementari.

Così, ad esempio, la documentazione delle procedure aziendali è più completa ed esauriente se contiene:

  • un organigramma, in cui vengono esplicitati i ruoli aziendali e i legami di dipendenza e relazione tra essi;
  • i mansionari, in cui vengono elencati i compiti e le responsabilità delle singole unità organizzative;
  • i flussi procedurali, in cui le attività vengono esaminate in funzione della relazione logica che le lega a uno specifico evento o fenomeno.

Cosa possiamo fare per te

  • Maggiore efficienza operativa.
  • Notevole riduzione di dimenticanze, errori e ridondanze.
  • Contrazione dei tempi di formazione del nuovo personale.
  • Utilizzo come base per rilevare gran parte delle esigenze organizzative quando nasce l’esigenza di adottare un sistema ERP.

Benefici della Consulenza

  • Consegnare a propri clienti il valore creato nel modo giusto, nel momento giusto e al prezzo giusto.
  • Reagire ai cambiamenti del mercato al minore costo possibile e nel minor tempo possibile.