Analisi dei Requisiti

L’introduzione di un nuovo sistema gestionale ha un forte impatto sull’azienda e soprattutto sul modo di operare.

Molto spesso produce effetti indesiderati e sono generalmente rappresentati da queste tipiche lamentele:

  • “Il nuovo programma non fa quello che volevamo.”
  • “Il nuovo programma ci condiziona e ci fa perdere più tempo rispetto a prima.”
  • “Il nuovo programma non ha tutti gli automatismi che migliorano il lavoro.”
  • “Il fornitore IT aveva promesso delle cose diverse.”
  • “Il fornitore IT non ci supporta adeguatamente.”

Quali sono le cause che portano al fallimento o centrano solo parzialmente l’obiettivo di molti progetti di implementazione di un sistema ERP, dai più semplici ai più complessi?

Tutto parte da come viene scelto il software.

Come le PMI scelgono il Software nel 95% dei casi

Quando nasce l’esigenza di dotarsi di un sistema informatico o di sostituire quello già in uso, la strada più semplice e più utilizzata è quella di rivolgersi a diversi potenziali fornitori IT e valutare la loro offerta.

Attraverso una o più demo applicative si cerca di valutare la soluzione proposta e la serietà del fornitore e dopo aver analizzato le diverse offerte si procede alla fase negoziale con la sottoscrizione del contratto.

Fin qui sembrerebbe tutto normale, l’iter appena descritto ha un senso, è corretto, e si chiama selezione del software.

Tuttavia manca qualcosa, un passaggio di fondamentale importanza dedicato alla definizione di quali siano realmente e dettagliatamente le esigenze dell’azienda.

L’anello mancante: l’Analisi dei Requisiti

Le informazioni analizzate e valutate durante l’Analisi dei Requisiti vengono raccolte in un documento: l’Analisi dei Requisiti.

Questo documento, opportunamente trattato dal Consulente IT deve essere poi inviato ai fornitori, ancor prima di organizzare una demo applicativa, perché possano approntarla in maniera più mirata.

Questo documento, inoltre, servirà da linea guida per la fase negoziale e, apportate le eventuali correzioni, sarà parte integrante del Contratto di Fornitura.

A chi spetta eseguire l’Analisi dei Requisiti

L’Analisi dei Requisiti e la redazione della loro Specifica deve essere eseguita da un consulente o meglio da un team di consulenti esterni all’azienda, che abbia competenze in materia di organizzazione aziendale per quanto riguarda la parte software, e competenze tecniche per quanto riguarda la parte infrastrutturale.

Perché è necessario un Consulente per eseguire l’Analisi dei Requisiti

Affidare questo incarico a consulenti esterni garantisce maggiore oggettività nella fase preliminare di analisi dei requisiti e offre l’opportunità di rivedere i processi organizzativi per renderli più efficienti.

Qualcuno però potrebbe obiettare:

“Perché pagare dei consulenti esterni quando è il fornitore IT che generalmente fa l’analisi delle nostre esigenze?”

È una domanda legittima alla quale non c’è migliore risposta che questa similitudine.

“Quando si avverte un malessere fisico cosa si fa?”

Si va direttamente dal farmacista a richiedere una terapia, o si va prima dal medico che esegue una diagnosi e poi prescrive la terapia più adatta? A buon intenditor poche parole.

Cosa possiamo fare per te

Possiamo eseguire un approfondito check-up dell’intero sistema organizzativo e produrre con un linguaggio naturale il documento Specifica dei Requisiti nel quale descriviamo:

  • l’obiettivo del progetto di informatizzazione
  • il portafoglio informativo
  • i processi organizzativi
  • le procedure operative
  • gli attori coinvolti ed i loro ruoli
  • le funzionalità necessarie
  • i flussi informativi
  • la modalità di interfacciamento o di integrazione con altri eventuali sistemi informatici.

In pratica, nel documento descriviamo il sistema informativo ideale della tua azienda e indichiamo bene il risultato che si vuole ottenere.

Questa attività è propedeutica ed è un passaggio fondamentale del processo di selezione del software perché in base al documento dei requisiti i diversi fornitori IT dovranno indicare con chiarezza:

  • cosa fa il software e cosa non fa, in modo da valutare immediatamente il livello di copertura funzionale della soluzione informatica che andranno a proporre,
  • e quello che fa, come lo fa, in modo da valutarne immediatamente l’efficienza operativa.

Benefici della Consulenza

  • Significativa riduzione del rischio di insuccesso.
  • Miglior supporto alla negoziazione con il fornitore IT.